納期調整が
工程の可視化により簡単に

できるようになりました！

これまでは、お客様窓口である事務担当者が回答できる納期の精度が低く、かつ、納期調整のために都度現場担当者への口頭確認が必要でした。

回答納期の精度が低かった理由は、対応可否および対応可能納期を現場担当者のさじ加減で判断していたからです。
加えて、お客様窓口である事務所担当者が現場担当者に、対応可能納期を都度口頭で確認しなければならない状態でした。
これらは、各現場担当者がそれぞれの製品の加工スケジュールを頭のなかで計画し、そのスケジュールが他の現場担当者や事務所担当者に可視化されていないことが原因でした。

その結果、回答納期の精度が上がらず、余裕のない納期設定となってしまうことが多くありました。
そこに特急案件の対応も重なり、納期直前に社内で慌てて作業調整をしなければならなくなる状態でした。
こういった現場の状態でしたので、土曜出勤は常態化していました。

この問題を「製造工程の可視化」で解決できるのではないかと考え、システム導入に向けて動き始めました。

実は、私たちは一度フルカスタマイズで自社特有のシステムを作ろうとし、諦めた経験があります。

自分たちのやりたいことを実現するためには、自分たちとシステムベンダーの間で要件をすり合わせる必要があります。
しかし、製造業の現場を分かっていないシステムベンダーとシステムのことを分かっていない自分たちの間で、システム構築は難航しました。
1年半ほどシステム導入のために時間を費やしたのちに、最終的に要件の折り合いがつかず、プロジェクトは頓挫してしまいました。
コスト面でも、システムの導入価値は理解しているためシステム導入費用への納得感はあるものの、正直数百万円のシステム導入はかなり勇気のいる判断でした。
これらのことから、いきなり自分たちのためにカスタマイズしたシステム構築は難しいと判断し、標準品のシステムを導入しようと考えました。

システム構築の失敗から、導入するシステムの選定は、「自分たちのやりたいことを実現できるか」、「コスト」、「導入のしやすさ」の３点を徹底的に調べたうえで決定しました。
ものレボは自分たちがやりたいことである「製造工程の可視化」のみをシステムの機能としてカバーしており、低いコストで導入できるものでした。
それだけではなく、ものレボは、導入後追加費用無しで自社専属の担当者が一人つき、徹底したサポートをしてくれることも導入のしやすさの観点で魅力でした。
一方、他社のシステムは自分たちに必要のない機能が多く詰め込まれたパッケージ品であり、加えて高コストで自分たちには合っていないと判断しました。

苦労とまではいかないですが、運用を進める中で気を遣った点は二つあります。

一つ目は、他業務との連携における運用ルールの設定です。

システムを運用するために新たな工数が発生するということは理解していましたが、極力その他業務範囲と二重管理にならないように業務フローも必要に応じて変更しました。
また、現場において最低限のシステム運用工数だけとなるように、事務所で実施できる操作は事務所で実施するルールとしました。
このように必要に応じてシステム外の業務フローにも変更を加えることで導入を円滑に進めることができましたが、これは社内でシステム導入のプロジェクトチームを組んでいたからこそできたことだと感じています。
チーム内にはエクセルが得意な人材もおり、困ったときはお互いに助け合って動くことができました。
システムについて不明点があれば、常にものレボの担当者に質問することができる環境もありがたかったです。
システム外の業務ルールを変更するためにも、まずはシステムの仕様を知らないといけないので、システム上の不明点をすぐに解消できるのは大きかったです。

二つ目は、現場への展開です。

こちらは、結果論としては気苦労でしたが、正直展開前はすごく怖かったです。
その理由は、現場に展開する際に、現場目線では余計な仕事が増えると現場担当者に認識され「面倒、嫌だ」と言われるのではないかと思ったからです。
そのため、展開時には主に二つの工夫をしました。

一つ目の工夫は、展開を徐々におこなうことです。
具体的には現場の加工エリアごとに時間をかけて徐々に展開していきました。
エリアごとに現場担当者の癖があるので、説明の方法を変えながらエリア毎に操作説明会を実施しました。
また、徐々に現場に展開することで現場担当者間でお互いに教え合うことができる状態を実現しました。
現場担当者全員がシステムをよくわかっていないままシステム展開を進めるのではなく、システムの利用方法を完全に分かった状態の担当者が現場にもいるという状態を作りました。

二つ目の工夫は、システムに対してなんでも言える環境を現場にも提供したことです。
現場展開時は、「システムについて、困ったことや要望があったら、とにかくなんでも言ってほしい」と現場担当者に伝えました。
また伝えるだけでは足りませんので、現場で使いづらい点があれば何でも言える状態を作ることで、現場担当者、事務所担当者の双方にとって、システム導入のストレスを貯めることなく解消を促進できました。
これは、ものレボが機能改善に追加費用を要求しないサービス形態だったことや、簡単に不明点を質問することができるというサポート体制があったことが大きかったと思います。

工夫を講じた結果、現場にもシステムは意外とすんなり受け入れられました。

ものレボにより製造工程が可視化され、導入時に自社の問題として捉えていた納期調整が楽になりました。

納期が先である案件に対して、事務所担当者が各現場担当者に口頭確認することなく、迅速に、かつ、精度高く納期回答をできるようになりました。
納期が直近の案件に関しても、事務所から現状の工程計画を鑑みた納期調整の話を現場とできるようになったので、口頭での納期調整も手間がかからなくなりました。
現場担当者も工程計画を共通の事実として認識しているため、今まで以上に前向きな回答をしてくれるようになりました。

このように事前に納期調整ができるようになったので、これまで納期直前に突発的に発生してしまっていた現場の高負荷はなくなりました。
結果として、常態化していた土曜日出勤をゼロにすることができました。

ほかにも当初考えていた期待効果以外も成果として得られました。

一つ目は、事務所担当者が、現場担当者の決めている製造の優先順位に対する理解を深められたことです。
これは、ものレボという共通の情報を事務所と現場双方で持つことにより、コミュニケーションが活発になったことがきっかけだと思います。

二つ目は、材料の入荷遅れを防げるようになったことです。
これまでは、現場担当者が計画より前倒しで作業を実施する際は、現場担当者からの材料要求を受けてから事務所担当者が材料を手配していました。
それぞれの現場担当者の裁量によって材料要求を事務所担当者に伝えるタイミングは異なるため、材料の入荷遅れが発生することもありました。
それが、現場の状況が可視化されているものレボを見ることで、計画を前倒しすることを事務所担当者も事前に知ることができるため、事務所担当者が材料を自分たちの判断で前もって手配できるようになりました。

三つ目は、事務所担当者が効率よく多くの案件を管理できるようになったことです。
これまでの生産管理は、各事務所担当者による属人的で手間を要する方法になっていました。
そのため、事務所担当者を増員したとしても、人数に単純比例して管理できる案件数が増えるわけではありませんでした。
しかし、現在ものレボという標準的な管理方法が確立されたため、事務所担当者を増員すれば、その分人数に比例して管理できる案件数が増やせるようになりました。

当社は製造現場が良くなれば、会社も良くなっていくと考えています。
そのため、今後も製造現場に関する改善をおこなっていきたいと考えています。
具体的には、各現場担当者の中にある製造管理に関する暗黙知を形式知にしたいと思っています。

ものレボ導入により、事務所担当者の製造順序に対する理解は深まりましたが、まだまだ各現場担当者の中にある効率の良い優先順位の立て方は暗黙知の状態のままです。
会社として生産効率を上げるためには、現場担当者の部分最適のみではなく工場全体の最適化に取り組む必要があると考えています。

そのため、こうした現場にある暗黙知を形式知として理解したいと考えています。
まずは、現場での情報の流れも変えようとしています。
現場リーダーといった役職を設けて、工場全体を最適化できるように情報の流れを整流化したいです。
そうすることで、各作業者内における部分最適ではなく、工場単位での全体最適を実現できると考えているからです。

現場での仕事の仕方を劇的に変化させると、反発があるかもしれないので、数年単位の中長期的なスパンで会社全体での生産性向上を目指していきたいと思っています。