管理工数41%減に成功

残業時間も20%削減
できました！

2020年にコミュニケーションの活性化や情報の集約を目的に、2つの工場を統合しました。
工場を1つに集約した結果、誰がどこにいるのかは把握できるようになりましたが、人や機械の作業計画や進捗状況を把握することができないままだったので、効率的に生産を行えているかがわかりませんでした。
案件の工程計画はフリーソフト、人や機械はエクセルで管理していましたが、作業実績の登録まではできていなかったので、計画に対して実際の作業で工数が余ったり、逆に足りなかったりして残業するような状況が続いていました。
つまり、「管理している風」になっちゃってたんですよね。

そんな案件ごとの計画でも、作成するために月平均34時間も要しており、他の業務時間を圧迫していました。
このままじゃ良くない、改善する必要がある、と新たなツールへの乗り換えを検討し始めました。

ツールの選定では「作業者と工程を結び付けて管理できること」「実績の見える化が可能なこと」「とっかかりやすさ」を重要視しました。
工程計画を立てることに一番時間がかかっていたのは、工程管理のフリーソフトとエクセルの両方を使って管理をしていたことでした。
フリーソフトのツールは全体進捗を見るには最適でしたが、「人」と時間単位の管理ができなかったので「人」の管理や詳細なスケジュールはエクセルで対応することで補完していました。
管理が2度手間になってしまっていたので「案件ごと」「人ごと」「機械ごと」の管理を一本化できれば、工数削減につながると考えました。

さらにリアルタイムに進捗状況を見える化することができれば、適切にスケジュールをコントロールすることができると考えていたので、実績の見える化も必須でした。
ものレボ以外でもこの2つの要件を満たすことのできる、いわゆる”何でもできるシステム”を検討しましたが、約2,000万円のコストや社内の基幹システムの変更が必要になるなど、導入実現までのハードルが高いものばかりでした。
「作業者のスキルと工程が結び付けられること」「実績の見える化が可能なこと」という2つの要素を満たしておきながら、導入に向けて取っかかりやすいサブスクリプション型というサービス形態が決定打となり、ものレボの導入を決めました。

当初は現場におけるものレボの浸透を懸念していたのですが、思っていたよりも苦労なく入れ替えることができました。
一本化するためのスケジュールを社内で共有していたことと、ツールの完全切り替えまでの期間を4ヶ月と長めに取っていたことが功を奏したようです。
もちろん、入れ替えに対して後ろ向きなメンバーもいましたが、メンバー1人ひとりに対して不安ポイントをヒアリングして、ものレボで実現できることを伝えるとすんなりと受け入れてくれた印象です。
ものレボを導入することで、どんな良いことがあるのかを現場に対して具体的に伝えることを心がけて導入を推進しました。

さらに現場メンバーからは「自分のスケジュールが可視化されたことは嬉しかった」という声をもらいました。
従来までは、次の作業が何なのかを都度上司に聞きにいかなければいけなかったのが、ものレボの画面を見るだけで良くなったので、心理的な負担も軽減できたのではないかなと思っています。

副次効果も含めて沢山ありました!
まず生産キャパシティの可視化ができるようになり、部門間連携が確実に、そしてスムーズに進められるようになりました。
今までは営業部から現場の負荷を聞かれても経験則を基に回答していたのですが、ものレボを利用することで稼働状況を確認しながら根拠をもって話せるようになりました。
また他部門に助けを求めたり、逆に余裕があるから手伝えるよと発信しやすくなっています。
無理の無いスケジュールも組めるようになり、残業時間の20%削減につながったことも導入効果だと思っています。

さらに従業員同士の協力体制が活性化されたことには驚きました。
もともと自分の一日のスケジュールすら不透明だったのが、チーム全体のスケジュールまで見えるようになったので、自分の業務が早く終わったら他チームメンバーの仕事を自然と手伝いに行きやすい状況になったのだと思います。

そして何より管理工数の削減ですね!
もともと34時間使っていたスケジュール作成が15時間で作成できるようにまでなりました。
私は製造部の所属で、生産管理だけを仕事にしているわけではないんですね。
品質管理や育成の仕組み化など色々とやりたいことはあったものの、日中は管理業務に手いっぱいになっていたので残業をして対応せざるを得ませんでした。
管理工数が削減できたことでそういった仕組み作りに時間を使えるようになり、組織としても前進できていることは非常に嬉しいです。

色々な成果を出すことができましたが、これもひとえに現場メンバーのおかげだと思っています。
導入した後、運用するのは現場メンバーですし無事に運用できるか不安は感じていました。
しかし、新しいツールもすんなり受け入れながら運用してくれたおかげで、こんなに多くの成果を得ることができたんだと思います。

会社としてまず実現したいことは、属人化の撤廃だと考えています。
今は私が主体で管理していますが、私以外の人も管理できる仕組みをものレボを使って実現させていきたいです。
現時点ではまだ自分の所属している製造部のみでの利用なので、まずは隣の部、そしてさらに隣の部...とものレボの横展開から始めるつもりです。
個人的な考えとしては、見える化をさらに進めて標準工数の設定や実績管理をものレボでできるようにしていきたいですね。
正確に実績工数を管理できるようになって、一人当たりの工数を割り出してムダを省き、常に正当な価格でお客様に価値を提供し続けられる会社でありたいと考えています。